CHARTE DE LA FORCE T
 

 

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Participer au Téléthon

Je rejoins la force T, T comme TELETHON

Votre manifestation peut avoir différentes formes.

Manifestation simple : manifestation ayant une seule animation (ex. course à pied)
Manifestation multi-animations : (ex. une course à pied qui se termine par un banquet et un spectacle) soit une manifestation principale et deux animations.
Manifestation itinérante : manifestation qui va se dérouler d’une commune (d’un département) à une autre commune (du même département ou d’un autre) (ex : une course à pied qui part de CHAUMONT à PARIS
Dans tous les cas, il n’existe qu’un responsable de la manifestation dont les coordonnées sont inscrites dans le contrat.

Votre manifestation a plusieurs missions :

Rompre l’isolement

Contribuer à changer le regard et les comportements à l’égard des personnes malades, par une meilleure connaissance et compréhension des maladies génétiques et du handicap

Diffuser l’information

Informer tous participants et spectateurs des objectifs du Téléthon (guérir et être citoyen à part entière) : en distribuant les plaquettes d’information mises à votre disposition, en apposant ces mêmes plaquettes et autres affiches sur des lieux de passage (mairies, maisons des associations…), en incitant à regarder l’émission télévisée.

Mobiliser les donateurs

Susciter chez tous les participants le désir de faire un don :

Sur la manifestation

par chèque libellé à l’ordre de l’AFM/RELETHON remis aux personnes chargées de la collecte sur la manifestation,

une promesse de don force T
Par téléphone
Une promesse de don au 36.37

Appeler le 36.37, c’est un gage de sécurité. Un membre du Lions Club prend l’appel et enregistre la promesse de don adressée ensuite par la Poste. Le donateur y glisse son don par chèque et l’expédie à l’aide de l’enveloppe T jointe. Quelque temps après, il reçoit son reçu fiscal.

Par internet http://www.telethon.fr

Je respecte l’éthique du TELETHON

Il vous faut en premier lieu connaître les objectifs et les combats de l’A.F.M., les comprendre afin de pouvoir en parler autour de vous.

Les combats de l’A.F.M. : des progrès pour la vie.

L’A.F.M. s’engage résolument pour l’utilisation du " gène-médicament ", une révolution médicale qui bénéficiera aussi bien aux maladies génétiques (dont les maladies neuromusculaires) qu’aux maladies infectieuses ou aux cancers… L’A.F.M. construit un projet de société autour de la personne malade : elle agit pour la citoyenneté des personnes handicapées. L’ A.F.M. s’engage solennellement sur la transparence de l’utilisation des dons et sur ses actions.

Le TELETHON, la fête de la solidarité

Toutes les personnes qui participent au Téléthon sont, comme vous, volontaires et bénévoles pour permettre la réalisation des objectifs de l’A.F.M. : guérir et être citoyen à part entière.

Pour trouver le ton juste et avoir l’esprit Téléthon, votre coordination vous aidera et vous mettra, si nécessaire, en garde contre des choix inopportuns (thème de la manifestation, sponsors…).

Le TELETHON, la transparence

La transparence voulue par l’A.F.M. dans ses comptes doit se retrouver avec la même rigueur à tous les échelons du dispositif Téléthon par respect des donateurs qui nous font confiance. Vous en êtes les garants.

La pérennité du Téléthon dépend de nous tous et de notre rigueur.

Je contact ma coordination
L’équipe de coordination départementale est votre seul interlocuteur. Elle intervient à chaque étape de l’évolution de votre projet.

Son rôle est de :
Délivrer l’accréditation vous permettant d’agir au nom de l’ A.F.M.-TELETHON. Aucune manifestation ne peut être organisée sans être accréditée. Conseiller, pendant toute la durée de votre manifestation sans l’organiser à votre place, afin qu’elle respecte parfaitement la charte de la Force T

Remettre la matériel de la campagne reprenant le visuel de la campagne TELETHON 97. Ce matériel vous permet de diffuser le message de l’A.F.M. auprès du grand public et de promouvoir votre manifestation.

Accorder, par une autorisation écrite, l’utilisation des logos AFM-TELETHON, dans le respect de la réglementation en cours. Une charte graphique réglementant l’utilisation de ce logo vous sera remise avec votre accréditation.

Développer, entretenir, améliorer les contacts avec les partenaires (entreprises, fédérations sportives et professionnelles) nationaux et locaux dans le respect des causes défendues par l’A.F.M.

Gérer les contacts avec les médias partenaires exclusifs du TELETHON : France 2, France 3 pour la télévision, les stations locales de Radio-France pour la radio.
Assurer les contacts avec la presse locale.
Contrôler la collecte et la remontée des fonds de votre manifestation.
Etre en rapport permanent avec les différents réseaux de l’A.F.M. : délégation épartementale, S.R.A.I. (service régional d’aide et d’information) et siège.

Je reçois mon accréditation

Vous lisez attentivement cette charte et vérifiez auprès de votre coordination départementale que votre projet est conforme aux règles qui y sont édictées. Vous retirez votre contrat d’engagement auprès de votre coordination départementale.
Vous nommez deux personnes de confiance trésoriers de votre manifestation.
Elles auront la responsabilité de la collecte et de la remontée des fonds de votre manifestation, dans le respect des procédures édictées dans cette charte et tiendront un journal de bord consignant dépenses et recettes de la manifestation (vous devez conserver tous vos justificatifs). Vous devez noter leur nom, prénom et coordonnées sur votre contrat d’engagement.
Vous remettez votre contrat d’engagement soigneusement rempli à votre coordination départementale.

ATTENTION : Les trésoriers ne sont pas organisateurs de manifestation.

Lorsque votre contrat d’engagement est accepté, le coordinateur vous délivre l’accréditation signée de sa main. L’accréditation n’est valable que pour le projet tel qu’il est défini dans le contrat d’engagement correspondant. Si des changements interviennent, un nouveau contrat d’engagement doit obligatoirement être établi et à nouveau accrédité par la coordination. Une manifestation peut être composée d’une ou de plusieurs animations… mais dans tous les cas il n’y a qu’un responsable de la manifestation… donc…

1 contrat d’engagement + si nécessaire des additifs = 1 seul responsable d’une manifestation et/ou de plusieurs animations.

1 contrat d’engagement = 1 accréditation = 1 remontée de fonds.

Votre coordination départementale vous remet avec votre accréditation les documents indispensables à la réalisation de votre manifestation (les additifs animations, le mémento " organisateur ", des carnets de reçus verts, exclusivement utilisables pour les dons en espèces).

Je cherche mes financements

Un compte d’exploitation prévisionnel, inclus dans votre contrat d’engagement, vous permet de prévoir l’équilibre financier de votre manifestation.
Evaluez les dépenses à engager pour réaliser votre projet.
L’A.F.M. s’est engagée à limiter ses dépenses de collecte à 10% ; vous devez en faire autant avec votre manifestation.
Les dépenses d’organisation de votre manifestation doivent être totalement financées soit :

Par le sponsoring uniquement.

par le sponsoring et les recettes de votre manifestation (dans la mesure où vous ne prélevez pas plus de 10% des recettes).
Par les recettes de votre manifestation uniquement (dans la mesure où vous ne prélevez pas plus de 10% des recettes).

Pour cela vous devez :

Lister les entreprises prêtes à vous sponsoriser financièrement ou en nature et évaluer le montant de cette financière.
Prévoir le plus précisément possible les recettes que vous dégagerez durant votre manifestation.
Lorsque vous recevrez votre accréditation, vous ouvrez obligatoirement le journal de bord de votre manifestation et vous y consignez :
Les dépenses réellement engagées pour réaliser votre manifestation en y joignant les justificatifs de dépenses ou factures correspondantes.
Toute aide de financement obtenue pour la réalisation de votre manifestation : sponsoring financier ou en nature, subvention …
Joignez pour chaque financement les photocopies des contrats de sponsoring passés avec les entreprises et les photocopies des accords de subvention.

J’assure la sécurité
La sécurité des personnes
Aucune manifestation ne doit mettre en danger les participants.

La présence et la participation de personnes à mobilité réduite à une manifestation nécessitent une attention et des dispositions particulières. Prenez contact avec votre coordination départementale sur ce point.

La sécurité des manifestations

Les professionnels de la sécurité, Pompiers, Police, Gendarmerie, vous permettent de mettre en place les conditions nécessaires au bon déroulement de votre manifestation. Recueillez leurs avis et obtenez la confirmation de leur présence.

Les assurances obligatoires
La responsabilité civile organisateur de l’A.F.M.

L’A.F.M. assure toutes les manifestations officiellement accréditées pour le Téléthon dans le cadre de son assurance " responsabilité Civile Organisateur ". Elle couvre les risques engendrés par ces manifestations, lorsque la responsabilité de l’A.F.M. ou des organisateurs de manifestations accréditées est engagée.
Les risques découlant de l’utilisation de véhicules terrestres à moteur et d’engins aériens (aéroplanes, montgolfières…) de l’occupation ou de la location temporaire de locaux, ne sont pas garantis.

Les autres assurances que vous devez prévoir impérativement :

La couverture des risques découlant de l’utilisation de véhicules terrestres à moteur et d’engins aériens (aéroplanes, montgolfières).
Une assurance " responsabilité civile " liée à l’occupation ou à la location temporaire de locaux.
Une assurance " dommage et vol " des biens loués, empruntés ou mis à disposition.

Les assurances que nous vous conseillons

Par ailleurs, il est conseillé à toute personne participant à une manifestation dans le cadre du Téléthon d’être :
Couverte au titre de sa responsabilité personnelle pour les dommages qu’elle pourrait causer.
Assurée en " individuelle-accident " pour les dommages corporels dont elle pourrait être victime.

J’obtiens mes autorisations
Les démarches auprès de la SACEM :
Avant la manifestation :

15 jours avant, informez la délégation régionale SACEM qui vous remettra une " demande d’autorisation " à compléter précisant les conditions d’organisation de la séance au profit du Téléthon.
Ensuite la SACEM vous adressera un contrat sur lequel sont indiquées les modalités de calcul des droits d’auteur (pourcentage sur les recettes ou forfait). L’original du contrat signé devra être retourné avant la manifestation à la délégation régionale.

Après la manifestation

Dans les 10 jours qui suivent adressez à la délégation régionale de la SACEM l’état des dépenses et des recettes de la manifestation, ainsi que la liste des œuvres diffusées.
Pour bénéficier d’un don de la SACEM :

Votre manifestation se déroule dans :

Un lieu public (place, rue, route, centre commercial, cinéma…) :
Demandez et obtenez les autorisations écrites de la municipalité ou préfecture concernée par votre manifestation.
Informez obligatoirement les services de Gendarmerie et de Police concernés.
Un lieu privé (salle ou terrain privé…) :
Obtenez les autorisations écrites auprès des propriétaires ou directeurs.

Est itinérante :

Demandez et obtenez les autorisations écrites auprès des municipalités et des préfectures concernées par votre manifestation. Informez obligatoirement les services de Gendarmerie et de Police concernés.

Vous prévoyez une urne sur le lieu de votre manifestation :

Désignez plusieurs personnes de confiance ayant la responsabilité de cette urne durant toute la manifestation : surveillance – organisation (gestion des promesses Force T, des carnets verts de reçus pour dons en espèces…) – ouverture – comptabilité…
Veillez tout particulièrement à ce qu’il n’y ait pas de quêtes sauvages sur les lieux de votre manifestation. Si le cas se présente prévenez immédiatement la coordination.

Vous envisagez de diffuser de la musique :

Déclarez votre manifestation auprès de la SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique) collectant les droits d’auteur.

J’organise la collecte des fonds

Les deux trésoriers que vous avez nommés ont la responsabilité de la collecte des dons et recettes de votre manifestation.

La collecte de dons

Un don peut être effectué par chèque, promesse Force T, ou exceptionnellement en espèces.

Les chèques

Ils sont obligatoirement libellés à l’ordre de AFM/TELETHON. Un reçu fiscal sera établi pour tout don par chèque et adressé au donateur dans les semaines suivant le Téléthon.

Les promesse Force T

Une "promesse Force T " permet à une personne n’ayant pas de chéquier sur place de faire la promesse un don pour le Téléthon. Elle se présente sous forme d’une liasse en 2 parties :

* l’original rempli sur le lieu de votre manifestation, que les trésoriers doivent conserver précieusement.
– l’exemplaire autocopiant appelé " confirmation de promesse Force T ", à remettre au donateur qui la joindra à son chèque et les enverra dans l’enveloppe fournie, affranchie et pré-imprimée à l’adresse de l’AFM/TELETHON.

* Un reçu fiscal sera automatiquement établi, dès réception du chèque, à partir des informations figurant sur ce chèque et adressé au donateur par l’A.F.M. dans les plus brefs délais.

* Les promesses Force T seront distribués dans la limite des stocks disponibles.

Les espèces

La manipulation des espèces est très délicate. Limitez-les dans un souci de sécurité. Un reçu non fiscal sera immédiatement établi par les trésoriers désignés à partir du carnet vert de reçus pour les dons en espèces avec indication du nom du donateur, de son adresse et du montant du don.
Si le donateur souhaite recevoir un reçu fiscal, cochez la case correspondante. Le deuxième feuillet sera remis au donateur. Un reçu fiscal sera automatiquement établi pour tout donateur le désirant à partir des informations figurant sur le carnet vert de reçus pour les dons en espèces et adressé par l’A.F.M. au donateur dans les semaines suivant le Téléthon.

La collecte des recettes

Pour chaque animation proposée lors de votre manifestation (course, spectacle, bal, repas, petite restauration, vente de produit du Téléthon, etc..), les trésoriers tiendront une comptabilité détaillée dans un journal de bord.

Pour chaque encaissement effectué, ils indiqueront :

la désignation du produit ou service rendu (ex. : boisson, sandwich, chèque, entrée enfant, entrée adulte) ;

le prix unitaire,

le nombre vendu,

la somme perçue,

la nature du règlement (chèque ou espèces).

Les recettes peuvent être perçues par chèques ou en espèces.
Dans un souci de transparence, veillez à informer le public de la part qui sera reversé à l’A.F.M. sur les entrées ou les ventes de produits préalablement autorisées par votre coordinateur.


J’assure la sécurité du traitement

Votre remontée des fonds sera assurée par vos deux trésoriers.

Traitez séparément les dons et les recettes.

Le traitement des dons

Comptabilisez avec précision les dons :

par chèques tous libellés à l’ordre de : AFM/TELETHON.

Ne les déposez surtout pas en banque.

en espèces. Vous devez impérativement déposer sous 3 jours les espèces sur l’un des comptes B.N.P. ou CCP. AFM/TELETHON (gardez précieusement le justificatif de versement) ou les transformer en un chèque de banque. Ils doivent être égaux au total des dons en espèces inscrits dans vos carnets verts de reçus pour les dons en espèces.

Attention votre coordination refusera toutes les espèces non transformées.

Par promesses Force T. Comptabilisez tous les originaux de promesse Force T en votre possession


Le traitement des recettes

Comptabilisez les recettes collectées lors de votre manifestation.

Comptabilisez les dépenses restant à couvrir et indiquez leur détail dans votre journal de bord (factures et justificatifs obligatoirement joints).

Comptabilisez avec précision les bénéfices :

par chèques, tous libellés à l’ordre de l’AFM/TELETHON.
en espèces. Vous devez impérativement, dans les 3 jours suivant le Téléthon, déposer les espèces sur l’un des comptes B.N.P. ou C.C.P./AFM/TELETHON (gardez précieusement l’avis de versement d’espèces) ou les transformer en un chèque de banque.

Attention, votre coordination refusera toutes les espèces non transformées.

J’assure la remontée des fonds


Vous remplissez précisément et avec rigueur le tableau " remontée des fonds " inclus dans votre contrat d’engagement


Vous adressez à votre coordination départementale :

votre exemplaire du contrat d’engagement entièrement rempli.
l’ensemble des chèques (dons et bénéfices) libellés à l’ordre de l’AFM/TELETHON.
. les originaux de justificatifs de versement B.N.P. ou C.C.CP. (dans le cas de versements d’espèces sur l’un des comptes AFM/TELETHON) ou bien le(s) chèque(s) de banque (suite à une transformation des espèces).
La totalité des originaux de promesse Force T
Les carnets verts de reçus pour les dons en espèces. Après avoir contrôlé votre remontée de fonds et la présence de tous les documents demandés, la coordination départementale vous délivre une attestation de bonne réception avec le détail des montants remis.

Je clôture le Téléthon


Vous dressez un bilan de votre manifestation avec votre coordination départementale.

Vous adressez remerciements et diplômes aux personnes ayant contribué à la réussite de votre manifestation (organisateurs d’animations, mairies, responsables partenaires régionaux et nationaux…).

Prenez contact avec notre coordination :

 

POUR TOUT RENSEIGNEMENT A VOTRE SERVICE

COORDINATION TELETHON
68N Haut Rhin
Maison des associations
6, route d'Ingersheim
68000 COLMAR

Tél & fax: 03 89 86 68 15
Tél: 03 89 41 97 43
Por: 06 11 83 39 57
telethon68n@afm.genethon.fr

 

 
 
 
 
 
 
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